Årsavslut

Ett årsavslut är egentligen en kedja av flera steg — avskrivningar, periodiseringar, bokslut, årsredovisning — som måste göras i rätt ordning för att siffrorna ska stämma. Kontea håller ordning på kedjan åt dig: hubben under Årsavslut visar vad som är klart och vad som återstår, och släpper inte igenom ett sista steg innan de tidigare är gjorda.

Hubben och checklistan

Allt samlas på Årsavslut-sidan. Överst visar en femstegsindikator var i kedjan du befinner dig: Förbered → Bokslut → Uppgifter → Förhandsgranska → Färdigställ. Verktygsgriden under den länkar direkt till varje delmoment — Anläggningstillgångar, Periodiseringar, Bokslut, Periodlåsning och de två K2-uppställningarna — så du behöver inte leta i menyn.

Nedanför ligger checklistan: en rad per krav, med grönt bock, rött kryss eller ett gult utropstecken. De flesta kraven är blockerande — årsredovisningen går inte att färdigställa förrän de är gröna:

• Avskrivningar bokförda för året
• Periodiseringar bokförda
• Banken avstämd per balansdagen
• Bokslutet gjort — och färskt: ändrar ny bokföring årets resultat märker grinden att bokslutet inte längre stämmer och kräver att du gör om det, annars skulle skatten och resultatdispositionen ligga kvar på gamla siffror
• Balansräkningen balanserar (tillgångar = eget kapital och skulder)
• Alla konton täcks av K2-uppställningen

Två rader till är rekommendationer snarare än spärrar — att räkenskapsåret periodlåsts, och att K2-uppställningen som används verkligen hör till rätt år — men de syns i samma checklista så att du inte glömmer dem.

Förbered

Innan bokslutet gör du klart fyra saker. De flesta går att göra löpande under året, inte bara vid årsskiftet.

Anläggningstillgångar

Själva inköpet bokför du löpande under året som ett vanligt verifikat — enklast med mallen Inventarieköp (tillgång), se Bokföring-kapitlet. Registrera sedan varje inventarie under Anläggningstillgångar: benämning, anskaffningsvärde, anskaffningsdatum, vilka konton den ligger på och nyttjandeperioden i år. Årets avskrivningar körs sedan med en knapp — Kontea räknar ut beloppet för varje tillgång och bokför ett enda verifikat i serie B för hela året. Har året redan körts vägrar Kontea att köra det igen — du skapar aldrig av misstag dubbla avskrivningsverifikat för samma år — och gjorde du fel går körningen att ångra, så du kan göra om den. Sålt eller skrotat en tillgång? Utrangera den i registret — det markerar bara att den är borta ur beståndet. Själva försäljningen, med vinst eller förlust, bokför du manuellt som ett vanligt verifikat; Kontea skapar inget försäljningsverifikat åt dig. Avstämningspanelen på sidan jämför bokförda saldon mot registrets värden och varnar om de inte stämmer — vanliga orsaker är ett inköp som inte lagts in i registret eller en utrangering som inte bokförts.

Periodiseringar

En periodisering flyttar en kostnad eller intäkt till rätt räkenskapsår. Kontea stödjer fyra typer: förutbetald kostnad (1790, betalat i år för något som hör till nästa), upplupen intäkt (1780, intjänat i år men inte fakturerat än), upplupen kostnad (2990, hör till i år men fakturan kommer nästa) och förutbetald intäkt (2970, betalt av kunden i förskott för något du levererar nästa år). Bokar du en periodisering skapar Kontea två verifikat i serie B samtidigt: posten på balansdagen och en spegelvänd återföring dagen efter — så nästa år städar sig självt, utan att du behöver komma ihåg att återföra något.

Bankavstämning

Bankkontots bokförda saldo ska stämma mot kontoutdraget per balansdagen. Har bolaget fler än ett bankkonto (se Register-kapitlet) stäms varje konto av för sig, i ett eget avsnitt på samma sida — checklistans rad är grön först när alla konton stämmer. Se Rapporter-kapitlet för hur avstämningen går till.

Kontantmetoden och obetalda fakturor

Bokför du enligt kontantmetoden ligger obetalda fakturor utanför bokföringen fram till betalningen — men vid årsskiftet gör Kontea ett undantag. Hubben visar hur många obetalda kund- och leverantörsfakturor som finns per balansdagen, och knappen Boka upp obetalda fakturor bokar upp dem som fordringar och skulder med definitiv moms, enligt Skatteverkets modell för räkenskapsårets utgång. Det finns ingen återföring att hålla reda på: senare betalningar blir vanliga regleringar mot den redan uppbokade posten. Se Moms- och Fakturering-kapitlen för mer om kontantmetoden.

Bokslut

På Bokslut-sidan räknar Kontea fram ett förslag på årets skatt utifrån resultatet och kända ej avdragsgilla och skattefria poster — beloppet går att skriva över för hand om du behöver justera för underskottsavdrag eller annat som Kontea inte kan avgöra själv. Klicka Gör bokslut så bokförs normalt två verifikat i serie B i samma steg: skatten (debet 8910, kredit 2510 skatteskuld) och resultatdispositionen, som för resultatet efter skatt från 8999 till eget kapital på 2099 (är skatten eller resultatet noll hoppas motsvarande verifikat helt enkelt över). Har du gjort fel eller behöver komplettera bokföringen finns Ångra bokslut, som återför båda verifikaten.

Ett förenklat räkneexempel: Exempel AB:s första år slutar på 100 000,00 kr i resultat före skatt. Kontea räknar i verkligheten på det skattemässiga resultatet — ej avdragsgilla kostnader och skattefria intäkter kan göra det avvika från det bokförda — men i det här exemplet är de lika. Vid 20,6 % bolagsskatt blir skatten 20 600,00 kr, och Gör bokslut bokför två verifikat i serie B:

Efter dispositionen är resultaträkningen nollställd — hela vinsten efter skatt, 79 400,00 kr, har flyttats till eget kapital.

Periodiseringsfonder hanteras vid sidan av: sidan visar underlaget — schablonintäkten på fonder som redan finns (en deklarationspost som aldrig bokförs, bara ökar den beskattningsbara inkomsten) och årets maximala avsättning, 25 % av överskottet. Själva avsättningen bokför du dock som ett vanligt verifikat (debet 8811, kredit fondens 212x-konto) innan du gör bokslutet, så att skatteförslaget räknar med den.

Periodlåsning

När bokslutet är gjort och du inte väntar fler ändringar, lås räkenskapsåret under Periodlåsning. Ett låst år går inte att bokföra i, vilket skyddar den avstämda bokföringen mot oavsiktliga ändringar. Behöver något ändå rättas i efterhand öppnar en administratör en enskild månad, gör rättelsen och stänger den igen — hela öppningen och stängningen loggas i revisionsloggen, så det syns efteråt att och när ett låst år varit tillfälligt öppet. Samma mekanism ligger bakom rättelser som beskrivs i Bokförings- och Moms-kapitlen.

Årsredovisning

Fyll i Uppgifter till årsredovisningen: det som inte går att härleda ur bokföringen — text om verksamheten, väsentliga händelser under året, medelantal anställda, ort och datum för undertecknande samt årsstämmans datum. Datumen rimlighetskontrolleras direkt när du sparar: årsstämman kan tidigast hållas dagen efter räkenskapsårets sista dag, och undertecknandet får inte ligga före den — samma kontroller gör Bolagsverket vid inlämningen, men då med en avvisad fil som svar. Här anger du också föreslagen utdelning. Styrelsen läggs till med för- och efternamn var för sig samt roll — Bolagsverkets format för digital inlämning kräver namnen uppdelade så. Har styrelsen fler än en ledamot väljer du också vem av dem som intygar fastställelseintyget; lämnar du fältet tomt används den första ledamoten i listan. Siffrorna i övrigt — resultat- och balansräkningen, uppställda enligt K2 med föregående år som jämförelsekolumn — beräknas alltid direkt ur bokföringen och lagras aldrig separat.

När checklistan är grön klickar du Färdigställ årsredovisningen — glöm inte årsstämmans datum under Uppgifter, annars nekas färdigställandet med ett förklarande fel även om checklistan i övrigt är grön. Det fryser handlingen som HTML, PDF och iXBRL — det arkiverade exemplaret som inte förändras oavsett vad som händer i bokföringen eller i Kontea efteråt. Klicka sedan Ladda ner iXBRL: den filen är hela årsredovisningen i Bolagsverkets maskinläsbara format — förvaltningsberättelse, resultat- och balansräkning, noter, styrelsens underskrifter och fastställelseintyget i ett och samma dokument. Lämna in den i Bolagsverkets e-tjänst för digital inlämning av årsredovisning (du hittar den på bolagsverket.se): du laddar upp filen och skriver under fastställelseintyget med BankID. Det är därför årsstämmans datum måste anges under Uppgifter innan du färdigställer — intyget säger att stämman den dagen fastställde resultat- och balansräkningen, och Bolagsverket avvisar filen om datumet saknas. Den som skriver under måste vara en av bolagets företrädare som är registrerad hos Bolagsverket, och namnet i filen måste stämma med registret. Bolagsverket visar din inlämningsfrist på sina sidor. Nästa räkenskapsårs ingående balanser uppdateras automatiskt så snart bokslutet bokförs, så du behöver inte föra över siffror för hand.

Deklarera (INK2)

Under Årsavslut → Inkomstdeklaration (INK2) räknar Kontea fram hela blanketten ur bokföringen: förstasidan, räkenskapsschemat INK2R och de skattemässiga justeringarna INK2S — samma underlag som skatteförslaget på Bokslut-sidan. Sidan visar siffrorna som en förhandsgranskning redan innan bokslutet är bokfört, men de kan ändras fram tills dess — och SRU-filerna går inte att exportera förrän bokslutet är gjort.

Har bolaget outnyttjat underskott från åren innan du började använda Kontea, anger du beloppet en gång i fältet Outnyttjat underskott från tidigare år (p. 4.16) — hämta det från din senast inlämnade deklaration. Därefter kedjas underskottet automatiskt vidare år för år, även genom ett vilande år utan bokföring, så du behöver aldrig fylla i det på nytt. Fältet går att skriva över om ett enskilt år behöver ett annat belopp än det som kedjas fram.

Bocka i de kryssrutor som stämmer för ditt bolag — Uppgifterna är lämnade med hjälp av uppdragstagare och Bolaget är reviderat — och klicka Spara. Granska sedan blankettens tre tabeller, Sammanfattning, Räkenskapsschema och Skattemässiga justeringar, mot din egen kännedom om året innan du går vidare.

När bokslutet är bokfört klickar du Ladda ner SRU-filer för en ZIP-fil med INFO.SRU och BLANKETTER.SRU. Ladda upp filen i Skatteverkets filöverföringstjänst, och signera därefter deklarationen med BankID på Mina sidor — Kontea skickar inget åt dig automatiskt.

Exporten kräver också en tolkningsbar adress: SRU-formatet vill ha postnummer och postort som egna fält, och Kontea läser ut dem ur företagets samlade adressrad genom att leta efter mönstret Gatan 1, 123 45 Staden i slutet av den. Saknas en igenkännbar postort visar sidan en varning och nekar exporten — komplettera adressen under Register → Företag (se Register-kapitlet).

Rätta i efterhand

Gjorde du bokslutet men hittade sedan mer att bokföra — ett kvitto, en periodisering du missat? Checklistans bokslutsrad märker det: bokförd skatt matchar inte längre dagens underlag, och grinden går röd igen. Gå till Bokslut, klicka Ångra bokslut, komplettera bokföringen och gör bokslutet på nytt.

Har du redan färdigställt årsredovisningen när felet upptäcks: återöppna den (den frysta renderingen slängs), rätta bokföringen och bokslutet som ovan, och färdigställ igen. Är den redan inlämnad till Bolagsverket lämnar du in den rättade versionen på nytt — Kontea skickar inget åt dig automatiskt.

Vanliga frågor