Fakturering

Fakturan är både ett krav på betalning och ett bokföringsunderlag. Kontea sköter bokföringen automatiskt när fakturan bokförs och när den betalas — du behöver bara hålla reda på kunden.

Skapa och skicka en kundfaktura

1. Lägg upp kunden först (knappen Ny kund): namn, organisationsnummer, e-post, adress och betalningsvillkor (30 dagar som standard).
2. Skapa fakturan: välj kund och datum, lägg rader med beskrivning, antal, à-pris och momssats (25, 12, 6 eller 0 %). Varje rad har två prisrutor, À-pris exkl. moms och À-pris inkl. moms: skriv i den som passar, så räknar Kontea ut den andra. Under raderna visas Netto, Moms och Att betala medan du skriver.
3. Fakturan sparas som utkast och får sitt fakturanummer direkt — numret är reserverat även om du väntar med att skicka.
4. Klicka Bokför faktura: fakturan låses, PDF:en fryses i sitt utfärdade skick och status blir Obetald.
5. Klicka Skicka till kund så mejlas PDF:en till kundens e-postadress.

Så här bokförs Exempel AB:s konsultfaktura på 10 000,00 kr + moms till Byggbolaget i Sverige AB (fakturametoden):

Pris exkl. eller inkl. moms

Skriver du i À-pris inkl. moms räknar Kontea ut priset exkl. moms med radens momssats, och skriver du i À-pris exkl. moms räknas priset inkl. moms ut. Det är priset exkl. moms som sparas på fakturan, och momsen räknas alltid fram ur det. Byter du momssats står rutan du senast skrev i kvar, och den andra räknas om. À-pris inkl. moms är priset för en styck. Är antalet mer än 1 räknas momsen på hela raden, så antal × À-pris inkl. moms kan skilja några ören från radens belopp. Det rätta beloppet är det som står under raderna i Att betala. Beloppen får skrivas med mellanslag mellan tusentalen, till exempel 12 500,00. Exempel AB:s konsultfaktura kan alltså skrivas in som 12 500 i À-pris inkl. moms med 25 % moms: À-pris exkl. moms blir 10 000,00 och Att betala 12 500,00 kr.

Ibland går ett pris inkl. moms inte att få fram exakt. Momsen räknas på varje rads netto och avrundas till hela ören, och priset exkl. moms har hela ören. Med 25 % moms finns till exempel inget pris exkl. moms som ger exakt 100,02 kr: 80,02 ger momsen 20,01 och summan 100,03. Med flera styck på samma rad händer det oftare. Tre timmar à 33,33 kr inkl. 25 % moms är 99,99 kr, men raden blir 99,98 kr. Då visar Kontea en notis under summeringen. Med antal 1 och radens hela belopp inkl. moms från fakturan blir det exakt rätt så länge fakturan har räknat momsen på vanligt sätt.

Självfakturor och fakturor från ett tidigare program

Ibland finns fakturan redan när du ska lägga in den. Två vanliga fall: kunden har skrivit fakturan åt dig (självfakturering — vanligt hos konsultmäklare och stora uppdragsgivare), eller fakturan skrevs i ditt tidigare bokföringsprogram och är fortfarande obetald. Båda läggs in under Ny faktura, i rutan Finns fakturan redan?.

1. Välj kund och fakturadatum.
2. Är det en självfaktura: kryssa i Självfaktura – kunden har utfärdat fakturan, fyll i Kundens fakturanummer och ladda upp kundens faktura som PDF. Kundens nummer visas sedan som fakturans nummer överallt i Kontea, och PDF-knappen visar kundens faktura.
3. Är försäljningen redan bokförd i ett tidigare program: kryssa i Fordran är redan bokförd och fyll i Fakturanummer i det tidigare programmet — det blir fakturans nummer i Kontea. Vill du ha fakturan som PDF i Kontea laddar du upp den, men det är frivilligt. Ingenting bokförs när du lägger in fakturan — den hamnar bara bland obetalda kundfakturor.
4. Fyll i Fakturarader precis som på en vanlig faktura, en rad för varje rad på fakturan. Skriv gärna beloppen som de står på fakturan i À-pris inkl. moms, så räknar Kontea ut priset exkl. moms (se Pris exkl. eller inkl. moms). Jämför sedan Netto, Moms och Att betala under raderna med fakturan.
5. Klicka Spara utkast, kontrollera fakturan och klicka Bokför faktura (eller Lägg in fakturan när fordran redan är bokförd). Fakturan står nu som Obetald tills betalningen kommer.

Kundens system kan räkna momsen på hela fakturan, där Kontea räknar den per rad. Stämmer Att betala men netto eller moms skiljer ett öre mot fakturan, så behåll det. Betalningen matchar då exakt, och momsdeklarationen lämnas i hela kronor. Skiljer Att betala ett öre, och notisen under summeringen säger varför, så skriv raden med antal 1 och radens hela belopp inkl. moms från fakturan. Blir det ändå ett öre fel skiljer inbetalningen ett öre från fakturan. Den skillnaden bokar du som öresutjämning när du matchar betalningen, se Differens: bankavgift eller öresutjämning.

Står en faktura kvar som delbetald med ett restbelopp på några ören, fast kunden har betalat? Oftast beror det på att inbetalningen matchades som en delbetalning i stället för med öresutjämning. Rätta det så här: klicka Ångra senaste betalningen på fakturan (eller Ångra betalning), så återförs betalningsverifikatet och bankraden blir obokförd igen. Matcha sedan bankraden mot fakturan under Transaktioner och välj Öresutjämning (3740 Öres- och kronutjämning) under Boka differensen som. Fakturan blir betald med hela beloppet, och örena bokas i samma verifikat.

Exempel AB tar uppdrag via Konsultförmedlingen i Norden AB, som skriver fakturan åt Exempel AB varje månad. Fakturan KN-20260331 på 10 000,00 kr + moms läggs in som självfaktura: Exempel AB skriver raden Konsulttjänster mars med antal 1, skriver 12 500 i À-pris inkl. moms och låter momssatsen stå på 25 %. Kontea fyller i 10 000,00 i À-pris exkl. moms och visar netto 10 000,00 kr, moms 2 500,00 kr och att betala 12 500,00 kr. Fakturan bokförs precis som en egen faktura (fakturametoden): 1510 debet 12 500,00, 3001 kredit 10 000,00 och 2611 kredit 2 500,00. Verifikattexten blir Självfaktura KN-20260331 – Konsultförmedlingen i Norden AB.

En självfaktura eller en faktura från ett tidigare program skickas aldrig från Kontea och får inga påminnelser — fakturan är redan utfärdad, och Kontea skapar ingen egen PDF av den. Utan uppladdad PDF har fakturan alltså ingen PDF-knapp. Samma fakturanummer kan inte läggas in två gånger för samma kund, så en faktura kan inte råka komma med dubbelt i listan. En sådan faktura kan inte heller bli förlaga för en återkommande faktura — knappen Gör återkommande finns inte på den, eftersom nästa faktura skulle utfärdas av Kontea och inte av kunden eller det tidigare programmet. Lägg i stället upp den återkommande fakturan från början under Fakturor → Återkommande.

En självfaktura krediteras av kunden: det är kunden som utfärdar kreditnotan, så knappen Skapa kreditnota finns inte på en självfaktura. Att registrera kundens kreditnota i Kontea går inte än.

Varför finns rutan Fordran är redan bokförd? När du flyttar till Kontea med SIE-filen från ditt gamla program följer saldot på 1510 Kundfordringar med, men inte fakturorna bakom det. Bokförde Kontea de gamla fakturorna en gång till skulle försäljningen och momsen räknas dubbelt. Med rutan ikryssad läggs de in utan bokning, och när kunden betalar bokförs bara pengarna på banken mot 1510 — fordran som redan fanns minskar.

Stäm av 1510 mot listan

Saldot på konto 1510 Kundfordringar ska alltid vara lika med summan av de obetalda kundfakturorna. Kortet Utestående kundfordringar på Fakturor visar båda: listans summa, Bokfört på 1510 och Differens. När alla öppna fakturor finns i Kontea är differensen 0,00 kr. Den 15 november har Exempel AB två obetalda fakturor till Byggbolaget i Sverige AB på sammanlagt 20 000,00 kr — resten 7 500,00 kr på oktoberfakturan och 12 500,00 kr på novemberfakturan — och 20 000,00 kr på 1510, så differensen är noll. Samma exempel står per förfallodag i Kundreskontra.

Är differensen inte noll saknas oftast fakturor från ett tidigare program: lägg in dem med rutan Fordran är redan bokförd tills differensen är borta. En bra vana är att en gång i kvartalet jämföra listan med kundens egen sammanställning. Bokför företaget enligt kontantmetoden visas ingen jämförelse — där bokförs kundfordringar först när kunden betalar, så 1510 ska inte spegla listan.

Betaluppgifter och logotyp

Under Inställningar → Fakturauppgifter fyller du i vart kunden ska betala: bankgiro, plusgiro eller IBAN och BIC. Det som är ifyllt skrivs på fakturan under rubriken Betalas till, och fakturanumret är betalningsreferens. Kontea kontrollerar numrens kontrollsiffror när du sparar, så ett felskrivet bankgiro stoppas innan det hamnar på en faktura. Där laddar du också upp en logotyp (PNG eller JPEG, högst 1 MB) som placeras uppe till höger på fakturan.

Ändringarna gäller de fakturor du bokför härefter. En redan bokförd faktura är fryst i det skick den utfärdades och behåller de uppgifter och den logotyp den fick.

Artikelregister

Fakturerar du samma saker om och om igen? Lägg upp dem som artiklar längst ned på Fakturor → Kundfakturor: en benämning, ett à-pris exklusive moms och en momssats. När företaget har artiklar får radeditorn väljaren Lägg till artikel, både i Ny faktura och i återkommande fakturor. Välj en artikel så fylls raden i med benämning, à-pris och moms och antalet 1. Ändra sedan antal eller pris direkt på raden om just den här fakturan avviker.

Exempel AB har artikeln Konsultarvode: 1 000,00 kr, 25 % moms. På fakturan till Byggbolaget i Sverige AB väljs artikeln och antalet ändras till 10, så raden blir 10 000,00 kr + moms.

Raden får en kopia av artikelns uppgifter. Ändrar du priset i registret gäller det rader du lägger till därefter — fakturor, utkast och återkommande fakturor som redan har raden ändras inte, och en artikel kan raderas när som helst. Det hänger ihop med att en utfärdad faktura inte får ändras i efterhand.

Återkommande fakturor

Fakturerar du samma kund varje månad, kvartal eller år? Lägg upp fakturan som en återkommande faktura under Fakturor → Återkommande. Den är en mall med kund, rader och intervall — inte en faktura. När datumet är inne påminner Kontea dig, och du skapar fakturan förifylld.

1. Klicka Ny återkommande: välj kund, hur ofta fakturan ska återkomma (varje månad, kvartal, halvår eller år) och datum för nästa faktura. Lägg raderna som på en vanlig faktura. Genväg: knappen Gör återkommande på en befintlig faktura fyller i kund och rader åt dig (inte på självfakturor och fakturor från ett tidigare program).
2. När datumet är inne märks mallen Dags, och påminnelsen syns på översikten och överst på Kundfakturor.
3. Klicka Skapa faktura. Ny faktura öppnas med mallens kund och rader. Ändra det som skiljer sig den här gången, till exempel antalet timmar, och spara utkastet. Mallen ändras inte.
4. Bokför och skicka fakturan som vanligt. Mallens nästa datum har redan flyttats fram ett intervall.
5. Ska du inte fakturera en period? Klicka Hoppa över, så flyttas datumet fram utan att någon faktura skapas.

Exempel AB fakturerar Byggbolaget i Sverige AB 10 000,00 kr + moms i konsultarvode den 1:a varje månad. Mallen står på 1 november; den dagen står "Dags att fakturera Byggbolaget i Sverige AB" på översikten, och när fakturan är skapad står mallen på 1 december. Ligger du efter med flera perioder tas de en i taget, den äldsta först. En mall som läggs den 31:a ställs ut sista dagen i kortare månader.

Kontea skapar och skickar aldrig fakturan av sig självt. En bokförd faktura är en utfärdad handling som inte går att ändra — blir den fel måste den rättas med en kreditnota — så du ser och godkänner varje faktura innan den går iväg.

Fakturametoden eller kontantmetoden?

Metoden väljer du när företaget skapas och kan ändras under Inställningar. Kontantmetoden (förvalet): ingenting bokförs när fakturan ställs ut — hela försäljningen bokförs först när betalningen kommer, på betalningsdagen. Den är enklare och får användas av företag med en normal årsomsättning på högst 3 miljoner kronor; Kontea säger till i inställningarna om du växt förbi gränsen. Fakturametoden (huvudregeln): försäljningen bokförs när fakturan ställs ut, som en kundfordran (1510). Betalningen bokförs sedan separat.

Få betalt

Enklast är att låta betalningen komma in via transaktionslistan: när en bankinsättning stämmer exakt mot en obetald faktura föreslår Kontea fakturan: Matcha visar vad som kommer att bokföras, och Bokför inbetalning bokför betalningen mot fakturan. Betalar kunden flera fakturor med en och samma inbetalning väljer du vilka den gäller — Kontea föreslår de äldsta när summan går jämnt ut. Du kan också registrera betalningen manuellt på fakturasidan med betaldatumet, men gör det bara för betalningar som inte går via banken: pengar som kommer in på företagskontot matchar du i Transaktioner, annars bokförs samma inbetalning två gånger när kontoutdraget kommer. Har det ändå hänt kopplar du bankraden till betalningsverifikatet med Redan bokförd? Koppla till befintligt verifikat i Transaktioner — det fungerar upp till 90 dagar mellan betalningen du registrerade och bankraden. Betalar kunden i omgångar anger du beloppet när du registrerar betalningen — fakturan visar restbeloppet tills den är slutbetald. I transaktionslistan kan en inbetalning som är mindre än restbeloppet matchas som delbetalning: Matcha visar restbeloppet efter betalningen, och du bokför med Bokför delbetalning. Blev betalningen fel registrerad finns Ångra betalning, som återför betalningsverifikatet och gör fakturan obetald igen. Gällde inbetalningen flera fakturor blir alla obetalda igen — fakturasidan talar om vilka innan du ångrar.

Fakturasidan visar vilka verifikat som hör till fakturan. Under Betalningar står varje betalning med datum, belopp och verifikatnummer, och numret överst under Verifikat är fakturans eget verifikat — för Exempel AB:s faktura till Byggbolaget i Sverige AB KF1. Numren går att klicka på, liksom numret i raden Betald … · verifikat …: verifikatet öppnas i en ruta ovanpå fakturan, även när det ligger i ett annat räkenskapsår än det du har valt. I rutan står Hör till med en länk tillbaka till fakturan, och fakturans PDF finns under Kvitto och underlag — se Fakturan som underlag. Samma sak gäller kreditnotor och leverantörsfakturor.

Makulera och kreditera

Ett utkast går bara att radera och göra om — det finns ingen redigering av rader i efterhand, så kontrollera fakturan innan du bokför den. En bokförd, obetald och oskickad faktura kan makuleras, om den inte redan tagits med i ett bokslut — bokföringen återförs och fakturan märks Makulerad. Är fakturan redan betald, skickad till kunden eller uppbokad i ett bokslut rättar du i stället med en kreditnota: knappen Skapa kreditnota på fakturan skapar en kreditfaktura med raderna förifyllda — justera dem för en delkreditering eller låt dem stå för en hel. När kreditnotan bokförs räknas den av automatiskt: är originalfakturan obetald kvittas beloppet direkt (och fakturan stängs om allt krediteras), är den redan betald registrerar du en återbetalning till kunden när pengarna skickats. Kreditnotan får ett eget nummer i samma serie, en egen PDF och kan mejlas till kunden precis som fakturan.

Leverantörsfakturor

En leverantörsfaktura är en faktura som företaget ska betala. I Kontea registrerar du den under Fakturor → Leverantörsfakturor. Då vet Kontea vad företaget är skyldigt, och när utbetalningen syns på kontoutdraget kan den matchas mot fakturan. Flödet speglar kundfakturornas — bokför, betala via matchning eller manuellt, ångra, makulera — men skulden bokförs på 2440 Leverantörsskulder.

Leverantörerna finns i listan Leverantörer längst ned på sidan. Klicka Ny leverantör för att lägga till en, eller Redigera för att ändra namn, organisationsnummer, e-post eller betalningsvillkor. Ett nytt namn syns direkt på leverantörens fakturor, men texten på verifikat som redan är bokförda ändras inte. Nya betalningsvillkor gäller fakturor du lägger in efteråt — förfallodagen på fakturor som redan finns ändras inte.

1. Klicka Ny leverantörsfaktura och välj leverantör. Skriv leverantörens fakturanummer och fakturadatum. Ange raderna och vilket kostnadskonto var och en hör till — skriv kontonummer eller en del av namnet, till exempel kontor, och välj i listan.
2. Ladda upp leverantörens faktura i rutan Fakturan som PDF (valfritt). Bara PDF godtas. Har du fakturan på papper eller som foto bifogar du den på verifikatet i stället, efter bokföringen.
3. Klicka Spara utkast, kontrollera fakturan och klicka Bokför faktura. Knappen PDF på fakturan visar leverantörens faktura, och samma PDF läggs som bilaga på verifikatet där inköpet bokförs.
4. När du har betalat matchar du utbetalningen mot fakturan i Transaktioner, eller klickar Registrera betalning på fakturan om betalningen inte gick via banken.

Exempel AB köper kontorsmaterial av Kontorsvaruhuset AB. Faktura KV-1101 på 2 000,00 kr + moms bokförs enligt fakturametoden som 6110 debet 2 000,00, 2640 debet 500,00 och 2440 kredit 2 500,00, med leverantörens PDF som bilaga. När Exempel AB betalar bokförs 2440 debet 2 500,00 mot 1930 kredit 2 500,00. Bokför företaget enligt kontantmetoden bokförs ingenting när fakturan registreras. Hela inköpet bokförs i stället när den betalas, och då hamnar PDF:en på betalningsverifikatet.

Leverantörsfakturor från ett tidigare program

Flyttar du till Kontea med SIE-filen från ditt gamla program följer saldot på 2440 Leverantörsskulder med, men inte fakturorna bakom det. Lägg in de obetalda fakturorna med rutan Skulden är redan bokförd – till exempel i ett tidigare program ikryssad. Spara utkastet och klicka Lägg in fakturan. Ingenting bokförs då, och fakturan hamnar bara bland obetalda leverantörsfakturor. När du betalar bokförs bara 2440 mot banken, så skulden som redan fanns minskar. Utan rutan hade kostnaden och den ingående momsen bokförts en gång till. Makulerar du en sådan faktura försvinner den bara ur listan. Skulden ligger kvar på 2440, eftersom den bokfördes i det tidigare programmet, så du bokar bort den manuellt, till exempel med leverantörens kreditnota.

Stäm av 2440 mot listan

Saldot på konto 2440 Leverantörsskulder ska vara lika med summan av de obetalda leverantörsfakturorna. Kortet Utestående leverantörsskulder visar listans summa, Bokfört på 2440 och Differens. Exempel AB har en obetald faktura på 2 500,00 kr och 2 500,00 kr på 2440, så differensen är 0,00 kr. Är differensen inte noll saknas oftast fakturor från ett tidigare program. Lägg in dem med rutan Skulden är redan bokförd tills differensen är borta. Bokför företaget enligt kontantmetoden visas ingen jämförelse, eftersom skulderna då bokförs först när du betalar.

Länken Visa per förfallodag under kortet öppnar leverantörsreskontran, som visar hur länge sedan varje obetald faktura förföll.

Vanliga frågor