Fakturering

Fakturan är både ett krav på betalning och ett bokföringsunderlag. Kontea sköter bokföringen automatiskt när fakturan bokförs och när den betalas — du behöver bara hålla reda på kunden.

Skapa och skicka en kundfaktura

1. Lägg upp kunden först (knappen Ny kund): namn, organisationsnummer, e-post, adress och betalningsvillkor (30 dagar som standard).
2. Skapa fakturan: välj kund och datum, lägg rader med beskrivning, antal, à-pris och momssats (25, 12, 6 eller 0 %).
3. Fakturan sparas som utkast och får sitt fakturanummer direkt — numret är reserverat även om du väntar med att skicka.
4. Klicka Bokför faktura: fakturan låses, PDF:en fryses i sitt utfärdade skick och status blir Obetald.
5. Klicka Skicka till kund så mejlas PDF:en till kundens e-postadress.

Så här bokförs Exempel AB:s konsultfaktura på 10 000,00 kr + moms till Byggbolaget i Sverige AB (fakturametoden):

Fakturametoden eller kontantmetoden?

Metoden väljer du när företaget skapas och kan ändras under Inställningar. Kontantmetoden (förvalet): ingenting bokförs när fakturan ställs ut — hela försäljningen bokförs först när betalningen kommer, på betalningsdagen. Den är enklare och får användas av företag med en normal årsomsättning på högst 3 miljoner kronor; Kontea säger till i inställningarna om du växt förbi gränsen. Fakturametoden (huvudregeln): försäljningen bokförs när fakturan ställs ut, som en kundfordran (1510). Betalningen bokförs sedan separat.

Få betalt

Enklast är att låta betalningen komma in via transaktionslistan: när en bankinsättning stämmer exakt mot en obetald faktura föreslår Kontea Matcha & betala, och betalningen bokförs mot fakturan. Du kan också registrera betalningen manuellt på fakturasidan med betaldatumet. Betalar kunden i omgångar anger du beloppet när du registrerar betalningen — fakturan visar restbeloppet tills den är slutbetald. I transaktionslistan kan en inbetalning som är mindre än restbeloppet matchas som delbetalning efter en bekräftelse. Blev betalningen fel registrerad finns Ångra betalning, som återför betalningsverifikatet och gör fakturan obetald igen.

Makulera och kreditera

Ett utkast går bara att radera och göra om — det finns ingen redigering av rader i efterhand, så kontrollera fakturan innan du bokför den. En bokförd, obetald och oskickad faktura kan makuleras, om den inte redan tagits med i ett bokslut — bokföringen återförs och fakturan märks Makulerad. Är fakturan redan betald, skickad till kunden eller uppbokad i ett bokslut rättar du i stället med en kreditnota: knappen Skapa kreditnota på fakturan skapar en kreditfaktura med raderna förifyllda — justera dem för en delkreditering eller låt dem stå för en hel. När kreditnotan bokförs räknas den av automatiskt: är originalfakturan obetald kvittas beloppet direkt (och fakturan stängs om allt krediteras), är den redan betald registrerar du en återbetalning till kunden när pengarna skickats. Kreditnotan får ett eget nummer i samma serie, en egen PDF och kan mejlas till kunden precis som fakturan.

Leverantörsfakturor

Inkommande fakturor registrerar du under Leverantörsfakturor: välj leverantör, ange raderna och vilket kostnadskonto var och en hör till (kontoplanen föreslår medan du skriver). Flödet speglar kundfakturornas — bokför, betala via matchning eller manuellt, ångra, makulera — men skulden bokförs på 2440 Leverantörsskulder, och ingen PDF skapas: originalfakturan från leverantören är underlaget, så bifoga den som bilaga på verifikatet.

Vanliga frågor