Lön

Kontea räknar skatt och arbetsgivaravgifter åt dig, bokför löneverifikatet och bygger arbetsgivardeklarationen — du registrerar de anställda och godkänner beloppen. Här går vi igenom hela kedjan, från anställd till inlämnad deklaration.

Registrera anställda

Under Anställda lägger du till namn, personnummer, månadslön och bankkontonummer. Två uppgifter styr skatteavdraget: skattetabell (1–40) och kolumn. Båda står i den anställdas beslut om preliminär A-skatt hos Skatteverket — kolumn 1 gäller vanlig lön. Du väljer också hur semesterersättning hanteras: ingen, utbetald löpande (läggs på varje lön) eller avsättning (skuldförs och betalas ut senare). Procenten är förvald till 12 %, semesterlagens schablon. Har den anställda skattepliktiga förmåner anger du månadens förmånsvärde här: Bilförmån (värdet hämtar du ur Skatteverkets bilförmånsberäkning) och Övriga förmåner (kost och annat — dock inte bostadsförmån, som har egna fält i arbetsgivardeklarationen och inte stöds). Värdena förifylls sedan i varje lönekörning.

Kör en lön

En lönekörning görs i två steg:

1. Gå till Lön i menyn, klicka Ny lönekörning, ange perioden och klicka Beräkna. Bruttolönen är förifylld från varje anställds registrerade månadslön, men du kan justera den för enskilda anställda innan du beräknar. I kolumnen Engångsbelopp anger du bonus, retroaktiv lön eller annan engångsersättning — den beskattas med Skatteverkets engångstabell i stället för den vanliga skattetabellen, och förhandsvisningen visar vilken procentsats som valdes och varför. Kolumnen Förmåner är förifylld från registret och kan justeras per månad: förmånsvärdet betalas inte ut, men det höjer underlaget för både skatteavdraget och arbetsgivaravgifterna. Har någon skuldförd semester anger du ett eventuellt uttag här. Förhandsvisningen visar skatt och nettolön per anställd direkt.
2. Granska beräkningen och klicka Bokför lön.

Är en anställd sjuk anger du antal sjukdagar (arbetsdagar, halva dagar går bra — skriv 0,5) för den personen i samma steg. Kryssrutan Karensavdrag kryssas i automatiskt så fort du fyller i dagar, men du kan alltid kryssa ur den för hand — gör det när det är samma sjukfall som fortsätter från förra månaden, för då är karensen redan dragen en gång och ska inte dras igen. Kontea räknar sjukavdraget, sjuklönen (80 % av avdraget) och karensavdraget åt dig, och raderna syns i granskningen, på körningens detaljsida och på lönebeskedet. Sjuklönen bokförs, med karensavdraget avräknat, på ett eget konto — 7281 Sjuklöner till tjänstemän — skilt från den vanliga lönekostnaden på 7200.

Körningens detaljsida visar sedan exakt vad som ska betalas: nettolönen till varje anställds bankkonto, och skatten plus arbetsgivaravgifterna samlade till Skatteverket på bankgiro 5050-1055 med organisationsnumret som OCR-referens. Samma period kan inte bokföras två gånger av misstag — Kontea känner igen att den redan är bokförd och avvisar en ny körning.

Så här ser beräkningen ut för vårt exempelbolag Exempel AB och den anställda Alex Andersson, skattetabell 30 kolumn 1, för mars 2026:

28 504,00 betalas ut till Alex; 6 496,00 i preliminärskatt och 10 997,00 i arbetsgivaravgifter går i stället till Skatteverket.

Säg att Alex i stället är sjuk 5 arbetsdagar i april 2026. Så här ser beräkningen ut då:

Det är den kontanta bruttolönen, 32 092,31 kr, som skatten och arbetsgivaravgifterna räknas på den månaden — inte de ursprungliga 35 000,00 kr.

Vad som bokförs

Körningen bokför ett verifikat i serie A med texten Lön 2026-03, daterat sista dagen i lönemånaden. Så här ser det ut för exemplet ovan:

7200 och 7511 är lönekostnaden. 2710 och 2730 är skulder — pengarna är dragna men ännu inte betalda till Skatteverket. 1930 är nettolönen som lämnar företagskontot. Har du avsättning för semester bokförs skulden dessutom på 7290/2920, med avgifterna på skuldökningen ovanpå. Förmåner bokförs som ett nollsummepar — bilförmån debet 7385 (övriga förmåner 7389) mot kredit 7399 Motkonto skattepliktiga förmåner — eftersom själva kostnaden (till exempel leasingen) redan är bokförd; det som ändras på riktigt är den högre skatten och arbetsgivaravgiften. Skatten och avgifterna är alltså bokförda som skulder redan vid körningen — själva betalningen till skattekontot bokar du som vanligt när den syns i transaktionslistan.

Lönebesked

Så fort en körning är bokförd finns ett lönebesked per anställd på körningens detaljsida — en PDF-länk i kolumnen Lönebesked, synlig oavsett roll. Förhandsvisningen innan bokföring visar samma belopp på skärmen, men det finns ingen PDF förrän körningen är bokförd — lönebeskedet är en handling som hör till den färdiga bokföringen, inte till utkastet.

Vill du skicka beskeden till de anställda i stället för att bara ladda ner dem: kryssa för de du vill mejla till (eller Markera alla i tabellhuvudet) och klicka Mejla lönebesked. Anställda utan registrerad e-postadress visas som saknar e-post och går inte att kryssa för — lägg till adressen under Anställda (fältet E-post, frivilligt) om du vill kunna mejla till dem. Ligger någon utan adress ändå med i urvalet hoppas den personen bara över och räknas upp i bekräftelsen efteråt, så du ser direkt vem som inte fick något.

Beskedet innehåller bruttolön, semesterersättning eller semesteruttag om det förekommit den månaden, skatteavdraget med vilken skattetabell och kolumn som använts, nettolönen i fetstil, bankkontot pengarna går till och utbetalningsdatumet (körningens bokföringsdatum). Arbetsgivaravgiften står med längst ner som information — den är arbetsgivarens kostnad och påverkar inte nettolönen. Sist finns en ruta med det ackumulerade kalenderåret: bruttolön och skatteavdrag summerat från årets bokförda körningar till och med den här, så den anställda kan följa hur mycket som dragits i skatt sedan årsskiftet.

Så här ser lönebeskedet ut för Alex Anderssons rad i exemplet ovan:

Arbetsgivardeklarationen (AGI)

Från körningens detaljsida laddar du ner en XML-fil och lämnar den i Skatteverkets e-tjänst. Filen innehåller huvuduppgiften (totalerna) och en individuppgift per anställd, med beloppen i hela kronor. Förmåner redovisas i sina egna fält i individuppgiften — bilförmån i fältkod 013 och övriga förmåner i fältkod 012 — skilt från den kontanta ersättningen i fältkod 011. När deklarationen är inlämnad klickar du Markera AGI lämnad — det fryser filen som en arkivhandling, och det är alltid den frysta filen du får om du laddar ner den igen senare, oavsett vad som händer med körningen efter det.

Lämna in digitalt

Är Kontea anslutet till Skatteverkets API kan du i stället klicka Lämna in digitalt på körningens detaljsida. Kontea läser då in samma XML-fil till ditt Egna utrymme hos Skatteverket, som kontrollerar den — det tar normalt några sekunder och statusrutan uppdateras av sig själv. Går kontrollen igenom låses perioden och du får knappen Öppna signeringen på Mina sidor: en behörig person (firmatecknare eller deklarationsombud) granskar och skriver under med e-legitimation där. Deklarationen är inlämnad först när den är signerad — Kontea kan aldrig signera åt dig. Stoppar Skatteverkets kontroll underlaget visas felen i rutan (till exempel vilken anställds uppgift som är fel), underlaget tas bort hos Skatteverket, och du rättar lönekörningen och försöker igen.

Efter signeringen klickar du Uppdatera status: Kontea frågar Skatteverket om perioden är signerad, visar kvittensen och sätter bocken AGI lämnad automatiskt — samma effekt som den manuella markeringen, och filen fryses som arkivhandling på samma sätt. Underlaget kan också granskas och ändras i e-tjänsten Arbetsgivardeklaration på Mina sidor, och Skatteverket loggar anropen som Kontea gör för din räkning.

Semesterskulden

Har en anställd avsättningsläget bokförs semesterskulden vid varje körning, och saldot per anställd visas nästa gång du kör lön. Ett uttag ur skulden anger du i beräkna-steget, och det minskar saldot och betalas ut som en del av nettolönen samma körning. 12 % är semesterlagens procentregel-schablon för semesterlön.

Rätta en körning

Blev något fel — fel bruttolön, fel anställd, fel period — återför löneverifikatet från Verifikat, precis som för andra verifikat. Perioden låses då upp igen och går att köra om, och semesterskulden räknas om automatiskt utifrån de bokförda körningarna som blir kvar. En redan inlämnad AGI förblir fryst — den är en lämnad handling och ändras inte i efterhand. Rätta i stället hos Skatteverket genom att lämna en ny deklaration för perioden efter att du kört om lönen.

Vanliga frågor