Register och inställningar

Under Inställningar i menyn — flikarna Företag, Kontoplan och Regler — hittar du det som ligger vid sidan av den löpande bokföringen: kontoplanen, reglerna som automatiserar bankimporten, hur företaget bokför och redovisar moms, samt vilka företag och användare som finns. Det mesta ställer du in en gång och rör sedan sällan.

Kontoplan

Kontea kommer med BAS-kontoplanen färdigifylld, och rätt version väljs automatiskt utifrån räkenskapsåret du bokför i. Sidan är ett register över kontona, inte en rapport — saldona hittar du i huvudboken och balansrapporten, inte här. Behöver du ett konto som inte finns i BAS kan du lägga till ett eget; ett nummer utanför den vanliga BAS-serien märks tydligt "Eget konto". Du kan också döpa om ett BAS-konto till ett namn som passar din verksamhet bättre — det märks "Eget namn" och går att återställa till BAS-namnet när du vill. Ett konto som redan används i bokföringen kan inte raderas; historiken måste alltid gå att slå upp.

Döpa om ett konto. Klicka på kontot i listan, skriv det nya namnet och spara. Namnet blir företagets eget: kontot märks "Eget namn" och namnet skrivs aldrig över när en ny BAS-version byter namn på kontot. Det nya namnet gäller överallt, även på gamla verifikat och i rapporterna — verifikaten sparar bara kontonumret, så det är alltid kontots nuvarande namn som visas. Med Återställ till BAS-namn följer kontot BAS igen. Konton som Kontea lägger upp åt dig när du bokför eller importerar följer BAS-namnet tills du själv döper om dem.

Inaktivera ett konto. Använder du inte ett konto längre klickar du på det och väljer Inaktivera konto. Ett inaktivt konto försvinner ur alla kontoval — Ny verifikation, bokföringen av transaktioner, regler, leverantörsfakturor, anläggningar och periodiseringar — och går inte att bokföra nya verifikat på. En regel som bokför på kontot hoppas över så länge kontot är inaktivt: transaktionen får inget förslag från den regeln, och Godkänn alla bokför de övriga. Försöker automatiken ändå bokföra på kontot — till exempel momsavstämningen, lönekörningen eller en periodisering — stoppas bokningen med beskedet att kontot är inaktivt och kan aktiveras på Kontoplan; ingenting bokförs och inget verifikatnummer går åt. Gamla verifikat, huvudboken, rapporterna och SIE-exporten påverkas inte, och en återföring eller en ångrad import går alltid igenom. Innan du inaktiverar varnar rutan om kontot har ett saldo i räkenskapsåret eller används av en regel, en anläggning eller en periodisering. Kontot som ett bankkonto bokförs på går inte att inaktivera så länge bankkontot finns, och ett nytt bankkonto kan inte läggas på ett inaktivt konto. Ett inaktivt konto går inte heller att radera — aktivera det först. Inaktiva konton är dolda i listan — bocka i Visa inaktiva så syns de, märkta "Inaktivt", och du aktiverar ett igen med Aktivera konto. Omdöpningar och in- och aktiveringar syns i revisionsloggen.

Varför inaktivera i stället för att radera? Ett konto som har använts bär historik: verifikat, saldon och ingående balanser som ska gå att slå upp i flera år. Inaktiveringen tar bort kontot ur vardagen utan att röra något av det, och en rättelse (återföring) av en gammal bokning på kontot måste alltid gå att göra — därför stoppas den aldrig.

Regler

I hanteringsvyn under Inställningar → Regler ser du alla dina regler och deras prioritet — en siffra som avgör vilken regel som vinner när flera skulle kunna matcha samma banktransaktion. Ändrar du en regel omprövas bara transaktioner som ännu är obokförda; redan bokförda verifikat rörs aldrig, oavsett vad regeln ändras till. Knappen Förhandsgranska träffar i regelformuläret visar innan du sparar exakt vilka transaktioner regeln träffar: obokförda träffar märks "får förslag" (det är dem regeln påverkar), bokförda och ignorerade visas som historik så du ser om mönstret träffar rätt sorts rader, och en träff som en annan regel med högre prioritet skulle vinna märks med den regelns namn. Själva mekaniken bakom reglerna — textmönster, momsuppdelning och omvänd skattskyldighet — förklaras i Transaktioner-kapitlet.

Inställningar

Under Inställningar ställer du in det som gäller för hela företaget. Bokföringsmetod väljer mellan kontantmetod och fakturametod — Kontea varnar dig när kontantmetodens gräns på 3 miljoner kronor i årsomsättning har passerats, för då är metoden inte längre tillåten. Byt metod normalt vid ett årsskifte; redan bokförda verifikat påverkas aldrig av ett byte. Momsfrekvensen (månad, kvartal eller år) styr när momspåminnelserna kommer. Skattekontot visar vilka konton Stäm av skattekontot bokför Skatteverkets dragningar mot — avdragen skatt 2710, arbetsgivaravgift 2730, moms 2650, debiterad preliminärskatt 2518, slutlig skatt 2510, intäktsränta 8314 och kostnadsränta 8423 som standard. Bokför du på andra konton byter du dem här; ändringen gäller från nästa avstämning och redan bokförda verifikat ändras aldrig (se Transaktioner-kapitlet). Här finns också företagsuppgifterna: namn, organisationsnummer, adress och räkenskapsår.

Bankkonton

Kortet Bankkonton i Inställningar listar företagets bankkonton (BAS-klass 19xx). Ett nytt företag har ett enda konto, Företagskonto på 1930, märkt Standard — det syns i kortet från början, eftersom allt bokförs mot 1930 tills du säger något annat. Kontot sparas automatiskt första gången det behövs (när du läser in ett kontoutdrag, kopplar banken eller lägger till ett konto till); innan dess finns det inget att byta namn på, så knapparna dyker upp först då. Har bolaget fler konton — till exempel ett sparkonto — lägger du till dem här: ett namn och ett kontonummer i 1900–1999-serien. Precis ett konto är alltid markerat Standard; byt med Gör till standard på ett annat konto. Namnet kan du ändra när som helst, men kontonumret går inte att ändra efter att kontot skapats — se frågan nedan för varför. Ett konto med transaktioner eller en bankkoppling kopplad till sig går inte att radera, och standardkontot går aldrig att radera (byt standard till ett annat konto först).

Standardbetalkontot är det konto allt bokas mot som inte kommer från en bankrad: bokföringsmallar, fakturabetalningar, bokslutets skatteuppbokning och lönekörningens nettolönerad. Banktransaktioner du bokför via Transaktioner bokas alltid mot sitt eget konto oavsett vilket som är standard — det är bara den delen av bokföringen som inte har ett naturligt konto som faller tillbaka på standardkontot. Har bolaget bara ett konto är skillnaden osynlig: det enda kontot är per definition standard. Se Transaktioner-kapitlet för hur en flytt av pengar mellan två egna konton bokförs.

Företag

Har du flera bolag växlar du mellan dem med företagsväljaren överst i menyn — den syns på varje sida. Ett nytt företag skapar du med Nytt företag i samma väljare (eller i kortet Nytt företag i Inställningar), upp till fem per användare. Det nya företaget blir aktivt direkt: du landar på en sida som säger att det är skapat och att du nu arbetar i det, och som frågar om du har bokfört i ett annat program. Dina andra företag finns kvar i väljaren. Vill du radera ett företag gör du det från företagstabellen i Inställningar; du kan bara radera ett företag du inte står i just nu, så byt aktivt företag först.

Raderingen är permanent och fullständig — all bokföring, alla verifikat, reskontran och revisionsloggen försvinner utan möjlighet att ångra. Ladda därför ner räkenskapspaketet (ZIP) innan du bekräftar, och kryssrutan om sjuårsansvaret måste bockas i innan raderingsknappen går att klicka på.

Medlemmar

Bjud in fler användare till företaget via e-post — inbjudningslänken gäller i sju dagar, och mottagaren måste logga in eller registrera sig med exakt den adress inbjudan skickades till. Varje medlem har en roll: Administratör (allt, inklusive inställningar och periodlås), Medlem (bokför och fakturerar) eller Läsare (ser allt, ändrar inget). Ett företag har alltid minst en administratör — sista administratören kan varken tas bort eller nedgraderas. Alla medlemmar kan lämna företaget själva — utom den sista administratören, som först måste utse en ny administratör.

Så går du med när du har blivit inbjuden. Öppna länken i mejlet. Är du inte inloggad kommer du till inloggningssidan, som talar om vem som har bjudit in dig, till vilket företag och vilken e-postadress du ska logga in med. Logga in (även med tvåfaktorkod om du har det påslaget) så går du med direkt: företaget blir valt och översikten visar Du är nu medlem i …. Har du inget konto ännu väljer du Skapa konto på samma sida och registrerar dig med adressen inbjudan gick till — när du har bekräftat adressen och loggat in går du med automatiskt, utan att öppna länken igen. Det inbjudna företaget finns sedan i företagsväljaren bredvid dina egna.

Öppnade du länken i en annan webbläsare eller inte alls? En inbjudan som väntar på din adress syns ändå när du är inloggad — som en rad under Att göra på översikten (eller på välkomstsidan om du inte har något eget företag), med knappen Gå med. Har länken redan använts eller gått ut säger sidan det — be då den som bjöd in dig om en ny länk. Är du inloggad med en annan adress än inbjudan gäller förklarar sidan vilken adress som gäller; logga ut och in med rätt konto, så går du med.

Vanliga frågor