Register och inställningar

Under Register och Inställningar i menyn hittar du det som ligger vid sidan av den löpande bokföringen: kontoplanen, reglerna som automatiserar bankimporten, hur företaget bokför och redovisar moms, samt vilka företag och användare som finns. Det mesta ställer du in en gång och rör sedan sällan.

Kontoplan

Kontea kommer med BAS-kontoplanen färdigifylld, och rätt version väljs automatiskt utifrån räkenskapsåret du bokför i. Sidan är ett register över kontona, inte en rapport — saldona hittar du i huvudboken och balansrapporten, inte här. Behöver du ett konto som inte finns i BAS kan du lägga till ett eget; ett nummer utanför den vanliga BAS-serien märks tydligt "Eget konto". Du kan också döpa om ett BAS-konto till ett namn som passar din verksamhet bättre — det märks "Eget namn" och går att återställa till BAS-namnet när du vill. Ett konto som redan används i bokföringen kan inte raderas; historiken måste alltid gå att slå upp.

Regler

I hanteringsvyn under Register → Regler ser du alla dina regler och deras prioritet — en siffra som avgör vilken regel som vinner när flera skulle kunna matcha samma banktransaktion. Ändrar du en regel omprövas bara transaktioner som ännu är obokförda; redan bokförda verifikat rörs aldrig, oavsett vad regeln ändras till. Knappen Förhandsgranska träffar i regelformuläret visar innan du sparar exakt vilka transaktioner regeln träffar: obokförda träffar märks "får förslag" (det är dem regeln påverkar), bokförda och ignorerade visas som historik så du ser om mönstret träffar rätt sorts rader, och en träff som en annan regel med högre prioritet skulle vinna märks med den regelns namn. Själva mekaniken bakom reglerna — textmönster, momsuppdelning och omvänd skattskyldighet — förklaras i Transaktioner-kapitlet.

Inställningar

Under Inställningar ställer du in det som gäller för hela företaget. Bokföringsmetod väljer mellan kontantmetod och fakturametod — Kontea varnar dig när kontantmetodens gräns på 3 miljoner kronor i årsomsättning har passerats, för då är metoden inte längre tillåten. Byt metod normalt vid ett årsskifte; redan bokförda verifikat påverkas aldrig av ett byte. Momsfrekvensen (månad, kvartal eller år) styr när momspåminnelserna kommer. Här finns också företagsuppgifterna: namn, organisationsnummer, adress och räkenskapsår.

Bankkonton

Kortet Bankkonton i Inställningar listar företagets bankkonton (BAS-klass 19xx). Ett nytt företag har ett enda konto, Företagskonto på 1930, som skapas automatiskt första gången det behövs. Har bolaget fler konton — till exempel ett sparkonto — lägger du till dem här: ett namn och ett kontonummer i 1900–1999-serien. Precis ett konto är alltid markerat Standard; byt genom att klicka i radioknappen på ett annat konto. Namnet kan du ändra när som helst, men kontonumret går inte att ändra efter att kontot skapats — se frågan nedan för varför. Ett konto med transaktioner eller en bankkoppling kopplad till sig går inte att radera, och standardkontot går aldrig att radera (byt standard till ett annat konto först).

Standardbetalkontot är det konto allt bokas mot som inte kommer från en bankrad: bokföringsmallar, fakturabetalningar, bokslutets skatteuppbokning och lönekörningens nettolönerad. Banktransaktioner du bokför via Transaktioner bokas alltid mot sitt eget konto oavsett vilket som är standard — det är bara den delen av bokföringen som inte har ett naturligt konto som faller tillbaka på standardkontot. Har bolaget bara ett konto är skillnaden osynlig: det enda kontot är per definition standard. Se Transaktioner-kapitlet för hur en flytt av pengar mellan två egna konton bokförs.

Företag

Har du flera bolag växlar du mellan dem med företagsväljaren uppe till höger — den syns på varje sida. Ett nytt företag skapar du med plusknappen i samma väljare, upp till fem per användare. Vill du radera ett företag gör du det från företagstabellen i Inställningar; du kan bara radera ett företag du inte står i just nu, så byt aktivt företag först.

Raderingen är permanent och fullständig — all bokföring, alla verifikat, reskontran och revisionsloggen försvinner utan möjlighet att ångra. Ladda därför ner räkenskapspaketet (ZIP) innan du bekräftar, och kryssrutan om sjuårsansvaret måste bockas i innan raderingsknappen går att klicka på.

Medlemmar

Bjud in fler användare till företaget via e-post — inbjudningslänken gäller i sju dagar, och mottagaren måste logga in eller registrera sig med exakt den adress inbjudan skickades till. Varje medlem har en roll: Administratör (allt, inklusive inställningar och periodlås), Medlem (bokför och fakturerar) eller Läsare (ser allt, ändrar inget). Ett företag har alltid minst en administratör — sista administratören kan varken tas bort eller nedgraderas. Alla medlemmar kan lämna företaget själva — utom den sista administratören, som först måste utse en ny administratör.

Vanliga frågor