Bokföring

Allt som händer i företagets ekonomi bokförs som verifikat. Här går vi igenom hur du skapar dem, hur mallarna räknar åt dig och hur du rättar när det blivit fel.

Vad är ett verifikat?

Varje affärshändelse — ett köp, en försäljning, en löneutbetalning — dokumenteras med ett verifikat: ett datum, en text som beskriver vad som hänt och minst två konteringsrader. Raderna följer dubbel bokföring: varje krona bokförs två gånger, en gång i debet och en gång i kredit, så att summorna alltid är lika. Balanserar inte raderna går verifikatet inte att bokföra i Kontea — det är inte en begränsning utan själva kontrollen.

Alla bokförda verifikat ligger på sidan Verifikat, med datum, beskrivning och belopp; klicka på en rad för att se konteringen, bifoga underlag eller återföra verifikatet. Listan kan sorteras på datum eller nummer, sökas i fritext — skriv en bit av beskrivningen, ett belopp eller ett verifikatnummer som A15 — och avgränsas med datumfiltret uppe till höger, som också hoppar till ett annat räkenskapsår med ett klick. Väljer du datum i ett annat räkenskapsår byter Kontea år åt dig, precis som i rapporterna (se Datumfiltret och räkenskapsåret). Listan visar 50 verifikat i taget — Visa fler längst ned hämtar nästa 50.

Så bokför du ett kvitto

1. Gå till Verifikat i menyn och välj Nytt verifikat.
2. Ange datumet då affärshändelsen inträffade — kvittodatumet, inte dagen du bokför.
3. Skriv en text som förklarar händelsen, till exempel Kontorsmaterial, Kontorsjätten AB.
4. Välj en bokföringsmall och ange totalbeloppet — eller fyll i konteringsraderna själv (se Hitta rätt konto).
5. Bifoga underlaget (kvittot eller fakturan) som bilaga.
6. Kontrollera att debet och kredit balanserar — raden Differens under summorna ska visa 0,00 — och klicka Bokför.

Det bokförda verifikatet hamnar i listan på Verifikat-sidan. Klicka på en rad så öppnas verifikatet med sina konteringsrader — raderna går inte att ändra (rätta gör du genom återföring, se nedan), men bilagor kan du lägga till och ta bort även i efterhand.

Så här ser verifikatet ut när vårt exempelbolag Exempel AB köpt kontorsmaterial för 1 250,00 kr med företagskortet:

Kostnaden (konto 6110) och momsen (2641) hamnar i debet; pengarna som lämnade företagskontot (1930) i kredit. Momsen är ingen kostnad för företaget — den kvittas mot utgående moms i momsdeklarationen.

Hitta rätt konto

I kontofältet kan du skriva antingen kontonumret eller en del av kontots namn. Skriver du kontor visas en lista med bland annat 6110 Kontorsmateriel överst; skriver du 611 visas konton vars nummer börjar så. Det spelar ingen roll om du skriver med stora eller små bokstäver. Välj kontot med musen, eller med pil upp och ned och Enter — Enter väljer kontot, det bokför ingenting. Esc stänger listan. När ett konto är valt står numret i fältet och namnet bredvid, så du ser direkt att det blev rätt.

Bara konton som finns i kontoplanen går att välja. Skriver du något som inte är ett konto blir fältet rött med ett besked om vad som är fel, och verifikatet bokförs inte förrän du valt ett konto ur listan. Samma kontofält finns överallt där du anger ett konto: i Nytt verifikat, när du bokför en banktransaktion, i regler, på leverantörsfakturans rader, i anläggningsregistret och bland periodiseringarna. Där bara vissa konton passar — en anläggnings tillgångskonto ska till exempel ligga i 1000–1299 — visar listan bara de kontona.

Konteringsraderna

Raderna fyller du i på samma sätt i Nytt verifikat och när du bokför en transaktion: konto, debet eller kredit, och en rad per konto.

1. Alltid en tom rad längst ned: sist i tabellen står alltid en tom rad. Börjar du skriva på den — eller fyller Kontea i ett belopp där — kommer en ny tom rad fram under, så du behöver aldrig lägga till rader själv. Den tomma raden bokförs inte: en rad utan konto, debet och kredit hoppas över när du bokför. En rad med ett belopp men utan konto bokförs däremot inte — då talar Kontea om vilken rad det gäller. Krysset (×) längst till höger tar bort en rad; den tomma raden längst ned har inget kryss, den finns alltid kvar.
2. Belopp: skriv beloppet med eller utan mellanslag, med komma eller punkt som decimaltecken — 500000, 500 000 och 100,40 fungerar alla. När du lämnar fältet visas beloppet med mellanrum mellan tusentalen och två decimaler, 500 000,00; går du tillbaka in i fältet står siffrorna utan mellanrum igen, så att de är lätta att ändra. Går det du skrivit inte att läsa som ett belopp blir fältet rött, och Kontea talar om vilken rad som är fel när du försöker bokföra. Det gäller också minustecken och fler än två decimaler: ett belopp som ska minska ett konto skriver du i den andra kolumnen, och ören har två decimaler.
3. Tab fyller i motbokningen: Tab går från konto till debet, till kredit och vidare till nästa rads konto. Landar du i ett beloppsfält på en rad som saknar belopp, och raderna ovanför inte går jämnt ut, fyller Kontea i det som fattas — men bara i fältet du står i, och bara om det är kolumnen som får verifikatet att gå jämnt ut. Har rad 1 50,00 i kredit står 50 i debet när du tabbar in i rad 2:s debet. Har rad 1 i stället 5 000,00 i debet förblir rad 2:s debet tomt; tabbar du vidare till kredit står 5000 där. Det fungerar likadant om du klickar eller trycker i fältet. Beloppet är ett förslag med blå bakgrund och är markerat: skriver du något ersätts det, skriver du i stället i radens andra kolumn försvinner det, och går du vidare utan att ändra det gäller det. Ett belopp du själv skrivit ändras aldrig.
4. Differens: under summorna står alltid raden Differens — 0,00 när debet och kredit är lika, annars det som fattas, i den kolumn där det fattas. Medan du skriver ett belopp är raden grå, och den är också grå i ett nyss öppnat formulär innan du har skrivit något belopp — även om en förifylld rad gör att det inte går jämnt ut. Lämnar du beloppsfälten (eller försöker bokföra) och det inte går jämnt ut blir den röd, och knappen Lägg till öresutjämning (3740) dyker upp till höger under tabellen. Den fyller den tomma raden längst ned med skillnaden på 3740 Öres- och kronutjämning, och en ny tom rad kommer fram under — använd den bara för ören, inte för ett belopp som saknas.
5. Saldo: kolumnen Saldo visar kontots saldo efter raden — saldot i räkenskapsåret (samma tal som under Rapporter → Kontosaldon) plus radens debet minus radens kredit. Har företagskontot 4 626 651,20 och du skriver 500 000,00 i debet visar raden 5 126 651,20. Kolumnen syns inte på mobilen, där den inte får plats.

Bokföringsmallar

Du behöver inte kunna kontonumren utantill. Kontea har standardmallar för vanliga händelser — kontorsmaterial, telefoni, programvara, representation med flera. Mallen väljer konton och räknar ut momsen ur totalbeloppet: skriv 1 250,00 och mallen delar upp i 1 000,00 kostnad och 250,00 moms. Regler du skapar för återkommande banktransaktioner dyker också upp som mallar, så din egen kontering återanvänds i stället för att skrivas om.

Köp från ett annat EU-land har två egna mallar: Varuinköp från annat EU-land och Tjänsteinköp från annat EU-land. Köper du från ett momsregistrerat företag i ett annat EU-land står det ingen svensk moms på fakturan — då redovisar du momsen själv, åt båda hållen (omvänd skattskyldighet). Du anger bara fakturans belopp och momssatsen — 25 % är förvald, välj 12 eller 6 % om varan eller tjänsten hade haft den satsen i Sverige (till exempel livsmedel eller böcker). När Exempel AB köper material från Tyskland för 10 000,00 kr bokar mallen 10 000,00 på 4515 Inköp av råvaror och material från annat EU-land, 2 500,00 i debet på 2645 Beräknad ingående moms och samma 2 500,00 i kredit på 2614 Utgående moms omvänd betalskyldighet — de tar ut varandra — och 10 000,00 i kredit på företagskontot 1930. Väljer du 12 % byts kontona till 4516 och 2624, vid 6 % till 4517 och 2634; tjänster bokas på 4535–4537. Samma mallar finns under Fler … när du bokför en banktransaktion, och där byter du sats med momsknapparna. Köp av tjänster från ett land utanför EU bokar du med mallen Utländskt inköp, omvänd moms (välj typ).

Köpt något dyrt? Då är det en tillgång

Köper du något som kostar mer än ett halvt prisbasbelopp (cirka 30 000 kr exklusive moms) och ska användas i flera år — en dator, en maskin, kontorsmöbler — får hela beloppet inte kostnadsföras direkt. Köpet bokförs i stället som en tillgång på ett 12xx-konto, och kostnaden tas genom avskrivningar som fördelar den över åren du använder tillgången. Själva köpet bokför du som vanligt när det händer: använd mallen Inventarieköp (tillgång), som lägger nettobeloppet på 1220 Inventarier och verktyg och lyfter momsen (för en dator: byt konto till 1250 Datorer i radeditorn). När Exempel AB köper en dator för 62 500,00 kr blir det 50 000,00 på tillgångskontot och 12 500,00 i ingående moms — resultatet påverkas inte av köpet, utan först av avskrivningarna.

Glöm inte att också lägga in tillgången i anläggningsregistret under Årsavslut → Anläggningstillgångar — där anger du nyttjandeperioden, och därifrån bokförs avskrivningarna vid bokslutet. Det går bra att registrera i efterhand: avskrivningen räknas alltid från anskaffningsmånaden, och avstämningen på årsavslutssidan varnar om något bokförts på ett tillgångskonto utan att finnas i registret. Billigare inköp, eller sådant som slits ut inom tre år, kostnadsförs direkt — det är det mallen Förbrukningsinventarier är till för.

Bilagor och arkivering

Underlaget — kvittot, fakturan, avtalet — bifogas verifikatet och följer med det i sju år. Du kan ladda upp flera filer per verifikat (upp till 10 MB per fil), och Kontea kontrollerar filtypen på innehållet, inte filnamnet. Bilagor på bokförda verifikat kan inte gallras — arkiveringskravet gäller underlaget, inte bara siffrorna.

Verifikat som hör till en faktura visar det i rutan: fakturans eget verifikat, betalningar och delbetalningar, kreditnotor och återbetalningar. Under Hör till står fakturan, till exempel Kundfaktura 1 – Byggbolaget i Sverige AB →, och klickar du där kommer du till fakturasidan. Betalade en inbetalning flera fakturor står alla där. Har fakturan en PDF finns den under Kvitto och underlag: på fakturans eget verifikat med texten Kundfaktura 1 (PDF) — sparad med fakturan, och på en betalning med Kundfaktura 1 (PDF) — fakturan som betalningen avser. Med kontantmetoden bokförs fakturan först när den betalas, så där är betalningen fakturans eget verifikat och visar sparad med fakturan. PDF:en sparas en gång, på fakturan, och visas på verifikaten utan att kopieras. Saknar fakturan PDF står bara länken till fakturan, och Inga bilagor. står kvar. Leverantörens PDF, som Kontea lägger som bilaga på verifikatet där inköpet bokförs, visas där som bilaga och inte en gång till. Återföringar och bokslutets uppbokningsverifikat visar ingen faktura.

Rättelse och återföring

Ett bokfört verifikat kan aldrig ändras eller raderas i Kontea — och det är en egenskap, inte en brist. Blev något fel gör du en återföring: Kontea skapar ett spegelverifikat där debet och kredit bytt plats, så att effekten nollställs — rättelsen pekar på originalet, och originalet märks som återfört. Sedan bokför du händelsen på nytt, rätt. Kedjan visar exakt vad som hänt: felet, rättelsen och det korrekta verifikatet. Gäller rättelsen en låst månad måste en administratör först öppna just den månaden under Årsavslut → Periodlåsning — öppningen och stängningen loggas, så det syns i efterhand att och när en stängd period varit tillfälligt öppen.

Verifikationsnummer

Varje verifikat får ett löpnummer i en serie som börjar om varje räkenskapsår. Serien är luckfri: nästa verifikat får alltid nästa nummer, och inget nummer kan försvinna — ett hål i serien skulle se ut som ett bortplockat verifikat vid en granskning. Det är därför du inte kan välja nummer själv.

Vanliga frågor