Bokföring

Allt som händer i företagets ekonomi bokförs som verifikat. Här går vi igenom hur du skapar dem, hur mallarna räknar åt dig och hur du rättar när det blivit fel.

Vad är ett verifikat?

Varje affärshändelse — ett köp, en försäljning, en löneutbetalning — dokumenteras med ett verifikat: ett datum, en text som beskriver vad som hänt och minst två konteringsrader. Raderna följer dubbel bokföring: varje krona bokförs två gånger, en gång i debet och en gång i kredit, så att summorna alltid är lika. Balanserar inte raderna går verifikatet inte att bokföra i Kontea — det är inte en begränsning utan själva kontrollen.

Alla bokförda verifikat ligger på sidan Bokföring. Listan kan sorteras på datum eller nummer, sökas i fritext — skriv en bit av beskrivningen, ett belopp eller ett verifikatnummer som A15 — och avgränsas med datumfiltret uppe till höger, som också hoppar till ett annat räkenskapsår med ett klick.

Så bokför du ett kvitto

1. Gå till Bokföring i menyn och välj Nytt verifikat.
2. Ange datumet då affärshändelsen inträffade — kvittodatumet, inte dagen du bokför.
3. Skriv en text som förklarar händelsen, till exempel Kontorsmaterial, Kontorsjätten AB.
4. Välj en bokföringsmall och ange totalbeloppet — eller fyll i konteringsraderna själv.
5. Bifoga underlaget (kvittot eller fakturan) som bilaga.
6. Kontrollera att debet och kredit balanserar och klicka Bokför.

Det bokförda verifikatet hamnar i listan på Verifikat-sidan. Klicka på en rad så öppnas verifikatet med sina konteringsrader — raderna går inte att ändra (rätta gör du genom återföring, se nedan), men bilagor kan du lägga till och ta bort även i efterhand.

Så här ser verifikatet ut när vårt exempelbolag Exempel AB köpt kontorsmaterial för 1 250,00 kr med företagskortet:

Kostnaden (konto 6110) och momsen (2641) hamnar i debet; pengarna som lämnade företagskontot (1930) i kredit. Momsen är ingen kostnad för företaget — den kvittas mot utgående moms i momsdeklarationen.

Bokföringsmallar

Du behöver inte kunna kontonumren utantill. Kontea har standardmallar för vanliga händelser — kontorsmaterial, telefoni, programvara, representation med flera. Mallen väljer konton och räknar ut momsen ur totalbeloppet: skriv 1 250,00 och mallen delar upp i 1 000,00 kostnad och 250,00 moms. Regler du skapar för återkommande banktransaktioner dyker också upp som mallar, så din egen kontering återanvänds i stället för att skrivas om.

Köpt något dyrt? Då är det en tillgång

Köper du något som kostar mer än ett halvt prisbasbelopp (cirka 30 000 kr exklusive moms) och ska användas i flera år — en dator, en maskin, kontorsmöbler — får hela beloppet inte kostnadsföras direkt. Köpet bokförs i stället som en tillgång på ett 12xx-konto, och kostnaden tas genom avskrivningar som fördelar den över åren du använder tillgången. Själva köpet bokför du som vanligt när det händer: använd mallen Inventarieköp (tillgång), som lägger nettobeloppet på 1220 Inventarier och verktyg och lyfter momsen (för en dator: byt konto till 1250 Datorer i radeditorn). När Exempel AB köper en dator för 62 500,00 kr blir det 50 000,00 på tillgångskontot och 12 500,00 i ingående moms — resultatet påverkas inte av köpet, utan först av avskrivningarna.

Glöm inte att också lägga in tillgången i anläggningsregistret under Årsavslut → Anläggningstillgångar — där anger du nyttjandeperioden, och därifrån bokförs avskrivningarna vid bokslutet. Det går bra att registrera i efterhand: avskrivningen räknas alltid från anskaffningsmånaden, och avstämningen på årsavslutssidan varnar om något bokförts på ett tillgångskonto utan att finnas i registret. Billigare inköp, eller sådant som slits ut inom tre år, kostnadsförs direkt — det är det mallen Förbrukningsinventarier är till för.

Bilagor och arkivering

Underlaget — kvittot, fakturan, avtalet — bifogas verifikatet och följer med det i sju år. Du kan ladda upp flera filer per verifikat (upp till 10 MB per fil), och Kontea kontrollerar filtypen på innehållet, inte filnamnet. Bilagor på bokförda verifikat kan inte gallras — arkiveringskravet gäller underlaget, inte bara siffrorna.

Rättelse och återföring

Ett bokfört verifikat kan aldrig ändras eller raderas i Kontea — och det är en egenskap, inte en brist. Blev något fel gör du en återföring: Kontea skapar ett spegelverifikat där debet och kredit bytt plats, så att effekten nollställs — rättelsen pekar på originalet, och originalet märks som återfört. Sedan bokför du händelsen på nytt, rätt. Kedjan visar exakt vad som hänt: felet, rättelsen och det korrekta verifikatet. Gäller rättelsen en låst månad måste en administratör först öppna just den månaden under Årsavslut → Periodlåsning — öppningen och stängningen loggas, så det syns i efterhand att och när en stängd period varit tillfälligt öppen.

Verifikationsnummer

Varje verifikat får ett löpnummer i en serie som börjar om varje räkenskapsår. Serien är luckfri: nästa verifikat får alltid nästa nummer, och inget nummer kan försvinna — ett hål i serien skulle se ut som ett bortplockat verifikat vid en granskning. Det är därför du inte kan välja nummer själv.

Vanliga frågor