Rapporter

Rapporterna är fönster in i bokföringen, inte separata dokument. Här går vi igenom vad varje sida visar och hur de hänger ihop.

Rapporterna läser direkt ur bokföringen

Ingen rapport i Kontea "genereras" eller sparas som ett eget dokument — varje sida räknar om utifrån bokförda verifikat varje gång du öppnar den. Bokför du något nytt syns det direkt i rapporterna, utan någon uppdatering eller körning i mellanled. Räkenskapsåret i företagsväljaren överst i menyn styr vilket räkenskapsår rapporterna visar, så kontrollera den om siffrorna ser oväntade ut. Undantagen är Kundreskontra och Leverantörsreskontra, som alltid visar alla obetalda fakturor oavsett räkenskapsår.

Rapportsidorna hittar du under Rapporter i menyn, som flikar överst på sidan: Kontosaldon, Resultaträkning, Balansräkning, Huvudbok, Verifikationslista, Bankavstämning, Kundreskontra, Leverantörsreskontra och Revisionslogg. SIE-exporten ligger på fliken Kontosaldon.

Resultaträkning och balansräkning

Resultaträkningen börjar med en sammanfattning — intäkter, kostnader och resultat — och ställer sedan upp året steg för steg: rörelsens intäkter (konto 3000–3999), rörelsens kostnader (4000–7999) och rörelseresultatet; finansiella poster och resultatet efter finansiella poster; och efter bokslutet även bokslutsdispositioner och skatt, fram till årets resultat. Föregående räkenskapsår står i en jämförelsekolumn bredvid. Med datumfiltret uppe till höger visar du en valfri period inom ett räkenskapsår — ett kvartal, en månad — och utan filter visas året hittills medan det pågår. Väljer du datum i ett annat räkenskapsår byter Kontea år åt dig, se Datumfiltret och räkenskapsåret. Både resultat- och balansräkningen går att ladda ned med knappen PDF, och som Excel eller CSV — filen räknas fram ur bokföringen i samma stund, precis som sidan.

Balansräkningen visar tillgångar mot eget kapital och skulder, uppdelat i anläggnings- och omsättningstillgångar respektive eget kapital, obeskattade reserver, avsättningar och lång- och kortfristiga skulder. Varje konto har tre kolumner: ingående balans, förändring under året och utgående balans. Under eget kapital står raden Årets resultat hittills (inte omfört) så länge årets resultat inte är fört till eget kapital — det sker först i bokslutet, och utan raden skulle de två sidorna inte gå ihop under året.

Båda rapporterna visar beloppen som du läser dem, inte som de bokförs: en intäkt är ett plus och en kostnad ett minus, och tillgångar, eget kapital och skulder är alla plus. Ett minus i balansräkningen betyder något som avviker från det vanliga, till exempel en momsfordran på ett skuldkonto. I huvudboken, verifikationslistan och kontosaldona står beloppen däremot i debet och kredit, eftersom det är just bokningen de visar. Klickar du på ett kontonummer i resultat- eller balansräkningen kommer du till kontot i huvudboken.

Det här är arbetsrapporterna för löpande avstämning under året. De formella, K2-uppställda versionerna hör till årsredovisningen.

Huvudbok och verifikationslista

Huvudboken visar varje kontos rader med löpande saldo — svaret på frågan "vad ligger egentligen på 5810?". Med datumfiltret (knappen uppe till höger) begränsar du vyn till en period — startsaldot räknas då fram per från-datumet — eller hoppar till ett annat räkenskapsår med ett klick. Samma filter finns på verifikationslistan, och vad som händer när datumen ligger i ett annat räkenskapsår står nedan. Huvudboken går också att ladda ned som Excel eller CSV. Verifikationslistan visar i stället hela räkenskapsåret i kronologisk ordning, ett verifikat efter ett annat.

Datumfiltret och räkenskapsåret

Datumfiltret finns på resultaträkningen, huvudboken och verifikationslistan, och på verifikatsidan (Bokföring → Verifikat). I kalendern kan du välja vilket datum som helst, men sidorna visar alltid ett räkenskapsår i taget. Därför händer en av tre saker när du trycker OK:

• Perioden ligger i valt räkenskapsår — rapporten visar perioden, precis som vanligt.
• Perioden ligger i ett annat räkenskapsår som finns — Kontea byter till det året, på samma sätt som om du valt det i årslistan, och visar perioden. En gul ruta överst talar om att året byttes. Räkenskapsåret i menyn står kvar på det nya året när du går vidare till andra sidor.
• Perioden går inte att visa — en röd ruta förklarar varför, och datumen står kvar i filtret så att du kan rätta dem. Det händer när datumen ligger i ett år som företaget inte har (rutan räknar då upp företagets räkenskapsår), eller när perioden sträcker sig över två räkenskapsår. Knapparna för PDF, Excel och CSV visas inte förrän perioden går att visa.

Fyller du bara i ett av datumen avgör det året, och den andra änden fylls i från räkenskapsåret. Ett brutet räkenskapsår räknas som ett år, även när perioden går över ett nyår. Har företaget ett brutet räkenskapsår, till exempel 1 juli–30 juni, heter året i resultat- och balansräkningen (även på PDF:erna), huvudboken och verifikationslistan samma sak som i årslistan — året som slutar 30 juni 2026 heter räkenskapsår 2025–2026, inte bara 2026. Filnamnen bär fortfarande bara slutåret. Ligger till-datumet före från-datumet säger den röda rutan det.

På verifikatsidan fungerar filtret precis likadant: väljer du datum i ett annat räkenskapsår byter Kontea år och visar det årets verifikat i perioden, och går perioden inte att visa står den röda rutan där listan brukar vara. Fritextsökningen och sorteringen gäller som vanligt inom perioden.

Varför fungerar det så? Resultaträkningen, startsaldona i huvudboken och verifikationsnumren hör alla till ett räkenskapsår — verifikationsnumren börjar om varje år. En period som korsar en årsgräns blandar två år som inte hör ihop, så Kontea säger hellre ifrån än visar halva perioden utan att tala om det. Att byta år åt dig sparar ett steg: du har redan pekat ut året genom datumen.

Vill du se en enskild verifikation i detalj — med bilagor och möjlighet att återföra den — är det inte här: gå till Bokföring → Verifikat i stället. Rapporterna är till för att läsa, inte för att agera från.

Ladda ned som Excel eller CSV

Resultaträkningen, balansräkningen och huvudboken kan du ta med dig till ett kalkylprogram, till exempel för att räkna vidare själv eller skicka till din revisor. Filen innehåller samma rader, grupper och summor som sidan — samma räkenskapsår, och i resultaträkningen och huvudboken samma datumfilter som du har valt.

1. Öppna Rapporter och fliken du vill ha: Resultaträkning, Balansräkning eller Huvudbok.
2. Välj period med datumfiltret om du bara vill ha en del av året.
3. Klicka på Excel (en .xlsx-fil) eller CSV uppe på sidan — bredvid PDF-knappen på resultat- och balansräkningen, bredvid datumfiltret i huvudboken. Filen hamnar bland dina nedladdningar.

I Excel-filen är beloppen riktiga tal med två decimaler och datumen riktiga datum, så att du kan summera och sortera direkt. Kontonumren är text. Rubriker och summarader är feta. Filnamnet säger vilken rapport och vilket år det är, och perioden när du har valt ett datumfilter — till exempel Huvudbok-2026_2026-01-01_2026-03-31.xlsx.

Varför fungerar det så? Filen är en kopia av sidan, inte en egen rapport: den räknas fram ur bokföringen när du klickar och sparas aldrig i Kontea. Därför har den samma tecken som sidan — intäkter plus och kostnader minus i resultaträkningen, debet och kredit i huvudboken — och längst ned en rad som förklarar tecknen: för resultat- och balansräkningen samma rad som i PDF:en, och för huvudboken en rad om att saldot är ingående saldo plus debet minus kredit. CSV-filen följer svensk standard för kalkylprogram: semikolon mellan kolumnerna, decimalkomma och inga mellanslag i tusental (-1250,50), så att svenska Excel läser beloppen som tal. Den är sparad som UTF-8 med en markering i början som gör att å, ä och ö visas rätt. En text som börjar med =, +, - eller @ — en banktext kan göra det — får en apostrof framför sig i CSV-filen, så att kalkylprogrammet inte tolkar den som en formel. I Excel-filen står texten exakt som den är bokförd.

Bankavstämning

Under Bankavstämning väljer du ett datum, och Kontea jämför det bokförda saldot på 1930 Företagskonto med bankens saldo enligt de importerade transaktionerna fram till det datumet.

Stämmer inte de två saldona listar sidan obokförda transaktioner — banktransaktioner som importerats men inte bokförts än. Förklarar de hela differensen är allt i sin ordning: bokför dem bara, så jämnar sig avstämningen ut. Kvarstår en oförklarad differens efter det varnar sidan i rött, och då är det dags att leta efter det som saknas — en rad som ignorerats av misstag, eller en manuell bokning som råkat dubbleras.

Kundreskontra: vem är skyldig dig, och hur länge?

Fliken Kundreskontra är en åldersanalys av dina obetalda kundfakturor. Varje obetald faktura står på en egen rad under sin kund, med det belopp som återstår att betala sorterat i en av fem kolumner efter hur många dagar som gått sedan förfallodagen: ej förfallet, 1–30, 31–60, 61–90 och över 90 dagar. Varje kund får en summa, och längst ned står summan för alla kunder. Under summan står Bokfört på 1510 Kundfordringar — saldot på kontot i bokföringen — och Differens, summan minus saldot. Differensen står i gulbrun fetstil när den inte är noll. Saknas obetalda fakturor men kontot har ett saldo (eller det finns en kreditnota att betala tillbaka) visas tabellen ändå, med summan 0,00 mot saldot — annars hade en fordran som bara finns i bokföringen inte synts alls. Rapporten visar läget i dag.

Du når den under Rapporter → Kundreskontra, med länken Visa per förfallodag under kortet Utestående kundfordringar på Fakturor, och från översiktens påminnelse när kundfakturor har förfallit. Klicka på en faktura i listan för att öppna den, till exempel för att skicka en påminnelse.

Beloppet på varje rad är restbeloppet: fakturans belopp minus bokförda kreditnotor och betalningar, samma belopp som fakturalistan visar för en delbetald faktura. Hela restbeloppet står i en kolumn, den som förfallodagen pekar ut. Förfallodagen själv räknas som ej förfallen, och en faktura utan förfallodatum hamnar också där. Utkast och kreditnotor blir aldrig egna rader.

Har du en kreditnota som ska betalas tillbaka till en kund som redan betalat sin faktura står den på en egen rad, Kreditnotor att betala tillbaka, med minus framför beloppet. Den är ingen faktura och har ingen ålder, men den är bokförd på 1510 — därför räknas den av innan summan jämförs med kontot. Raden syns bara när det finns en sådan kreditnota, och även enligt kontantmetoden, eftersom den också förklarar varför summan skiljer sig från kortet Utestående kundfordringar.

En differens beror oftast på något av det här: öppna fakturor från ett tidigare program som inte lagts in i Kontea (lägg in dem med Ny faktura och kryssa i Fordran är redan bokförd), en manuell bokning på konto 1510, eller en makulerad faktura som var markerad som redan bokförd — den försvinner ur listan men ligger kvar på kontot. Bokför företaget enligt kontantmetoden står det i stället Kontantmetoden: jämförs inte med konto 1510, eftersom kundfordran då bokförs först när kunden betalar (eller i bokslutet).

Varför fungerar det så? Åldern säger mer än summan. 20 000 kr i obetalda fakturor är vardagsmat om allt är ej förfallet, men en signal att höra av sig om samma belopp ligger i kolumnen över 90 dagar. Indelningen i 30-dagarssteg är vanlig praxis för åldersanalyser. Rapporten utgår från fakturorna och inte från bokföringen. Därför finns fakturorna med även om företaget bokför enligt kontantmetoden, där kundfordran bokförs först när kunden betalar (eller i bokslutet). Saldot på 1510 under summan är kontrollen av att de två hänger ihop: enligt fakturametoden ska kundreskontran och kontot vara lika, och står de sida vid sida ser du direkt om något saknas. Saldot gäller räkenskapsåret som pågår, samma tal som kortet Utestående kundfordringar på Fakturor visar — även bokningar daterade efter i dag räknas med, eftersom fakturorna bakom dem redan står i rapporten.

Leverantörsreskontra: vad är du skyldig, och hur länge?

Fliken Leverantörsreskontra är samma åldersanalys för dina obetalda leverantörsfakturor: en rad per faktura under sin leverantör, i någon av de fem kolumnerna efter dagar sedan förfallodagen, med en summa per leverantör och en totalsumma. Du når den under Rapporter → Leverantörsreskontra eller med länken Visa per förfallodag under kortet Utestående leverantörsskulder på Leverantörsfakturor. Beloppet är fakturans hela belopp att betala, eftersom leverantörsfakturor inte delbetalas i Kontea. Har Exempel AB fakturan KV-1101 på 2 500,00 kr kvar 10 dagar efter förfallodagen står den i kolumnen 1–30 dagar.

Under summan står Bokfört på 2440 Leverantörsskulder och Differens, precis som i kundreskontran. Skulden står i kredit på kontot men visas som ett plus, så att den går att jämföra rakt av med summan. Är KV-1101 den enda obetalda fakturan står det alltså 2 500,00 på båda raderna ovanför en differens på 0,00. En differens beror oftast på obetalda fakturor från ett tidigare program som inte lagts in (kryssa i Skulden är redan bokförd), en manuell bokning på 2440 eller en makulerad faktura som var markerad som redan bokförd. Utan obetalda fakturor visas tabellen ändå när 2440 har ett saldo. Enligt kontantmetoden görs ingen jämförelse.

Varför fungerar det så? En leverantörsfaktura som ligger länge efter förfallodagen kostar dröjsmålsränta och kan gå till inkasso. Rapporten utgår från fakturorna, inte från bokföringen, och saldot på 2440 under summan är kontrollen av att de stämmer överens — samma tal som kortet Utestående leverantörsskulder visar (se Stäm av 2440 mot listan).

SIE-export

Knappen för SIE-export ger dig valt räkenskapsår som en SIE 4-fil — standardformatet som revisorer och de flesta andra bokföringsprogram läser rakt av, utan manuell ombearbetning. Teckenkodningen i filen är standardens gamla DOS-kodning (CP437); det är inte ett fel, utan så har SIE-formatet alltid sett ut.

Revisionslogg

Revisionsloggen visar vem som gjort vad och när: bokföringar, återföringar, periodlåsningar och raderade momsperioder, i tidsordning. Den går inte att redigera — det vore att motverka hela syftet, som är att kunna lita på historiken i efterhand.

Vanliga frågor