Transaktioner och bankimport

Det mesta av bokföringen börjar på kontoutdraget. Här hämtar du in bankens och skattekontots rader och betar av dem tills allt är bokfört.

Så fungerar listan

Sidan Transaktioner visar företagskontots och skattekontots rader i en gemensam lista, sorterad på datum. Varje rad har en status som visar hur långt den kommit:

Bokförda och ignorerade rader döljs som standard — visa dem med länkarna ovanför listan. Målet är enkelt: en tom lista betyder att bokföringen är i kapp banken.

Har företaget mer än ett bankkonto — till exempel ett sparkonto vid sidan av företagskontot — visas en rad kontoflikar ovanför listan — "Alla konton" plus en länk per konto. Varje transaktionsrad får dessutom en liten badge med kontots namn, så du alltid ser vilket konto en rad hör till. Har företaget bara ett konto syns varken flikarna eller badgen; det finns då inget att skilja på.

Hämta transaktioner — tre vägar

1. Bankkoppling. Under Hämta transaktioner väljer du din bank och godkänner med BankID hos banken. Samtycket gäller i upp till 90 dagar, sedan kopplar du om den. Därefter synkar Kontea automatiskt varje morgon — nya transaktioner ligger och väntar i listan när du loggar in, och kopplingspanelen visar när senaste hämtningen gjordes. Vill du inte vänta finns knappen Synka nu. Kontea hämtar bara bokförda transaktioner, så dagens preliminära kortköp dyker upp först när banken själv bokfört dem.

2. CSV-fil från internetbanken. Exportera transaktionerna som CSV-fil från din internetbank och ladda upp den. Kontea läser kolumnerna på filens rubrikrad, så de flesta bankers exporter fungerar. Filen kontrolleras innan den sparas — en fil som inte går att läsa avvisas direkt med besked om vilka rubriker den innehöll. Har företaget fler än ett bankkonto väljer du i uppladdningsrutan vilket konto filen hör till, och filens namn i listan över uppladdade filer visar sedan vilket konto den bokförs mot. Har företaget bara ett konto görs valet automatiskt — det finns inget att välja.

3. Skattekontot. Logga in på Skatteverket, öppna skattekontot och välj Ladda ner till Excel — ladda upp den filen på samma sätt. Så får du in preliminärskatt, moms och arbetsgivaravgifter som egna rader att bokföra.

Bokföra en transaktion

Klicka på en rad så öppnas bokföringsrutan. Kontea hjälper till i tur och ordning:

1. Fakturamatchning: stämmer beloppet exakt mot en obetald kund- eller leverantörsfaktura föreslås Matcha & betala — transaktionen bokförs som betalning av fakturan. När Exempel AB:s kund betalar fakturan på 12 500,00 kr matchas insättningen direkt mot den.
2. Regler: känner en av dina regler igen texten visas en färdig kontering att godkänna.
3. Mallar: annars väljer du en bokföringsmall — samma mallar som i Nytt verifikat, inklusive dina egna regler.
4. Manuellt: eller fyller du i konteringsraderna själv. Bifoga gärna kvittot direkt i rutan.

Oavsett väg blir resultatet ett vanligt verifikat i serie A — precis som i Bokföring.

Regler — automatisera det återkommande

Betalar företaget samma sak varje månad? Skapa en regel under Register → Regler: ett textmönster (t.ex. "HYRA" eller "SPOTIFY"), konton och momssats. Nästa import känner regeln igen raden och föreslår konteringen färdig — du godkänner med ett klick. Regler kan antingen dela upp moms ur totalbeloppet eller boka omvänd skattskyldighet för utländska leverantörer (momsen bokas då åt båda hållen samtidigt, så nettot blir noll men redovisningen rätt). Dina regler dyker också upp som mallar i Nytt verifikat.

Överföring mellan egna konton

Har företaget fler än ett bankkonto dyker en flytt av pengar mellan dem upp som två vanliga transaktioner: ett uttag på det ena kontot och en insättning på det andra. Öppnar du en av dem visar bokföringsrutan panelen Överföring mellan egna konton med en lista över företagets övriga konton — välj vilket konto pengarna gick till (eller kom från) och klicka Bokför överföring.

Kommer insättningsraden på sparkontot in senare — via en synk eller en redan uppladdad fil — känner Kontea igen den som samma överföring (samma belopp, motsatt tecken, konton och datum inom några dagar) och kopplar den till samma verifikat i stället för att bokföra en gång till. Resultatet blir exakt ett verifikat oavsett vilken sida du råkar bokföra först.

Underlag — kvitton som att-göra-lista

Under Bokföring → Underlag kan du ladda upp kvitton och andra underlag (PDF eller foto — på mobilen fotar du direkt) innan du vet vilket verifikat de hör till. Ohanterade underlag är en att-göra-lista precis som transaktionerna: de visas överst på Transaktioner-sidan, räknas i sidomenyns räknare, och för varje underlag väljer du en av tre åtgärder:

1. Bokför — öppnar Ny verifikation med underlaget kopplat; när du bokför fästs det automatiskt som bilaga på verifikatet. Bokföringsmallarna fungerar som vanligt.
2. Koppla — fäst underlaget på ett redan bokfört verifikat, till exempel en bankrad du redan hanterat. Kvittot arkiveras då som bilaga där det hör hemma.
3. Ignorera — lägg undan underlag som inte ska bokföras. Ignorerade kan återställas eller raderas.

Kvittotolkning — Kontea läser kvittot åt dig

När du laddar upp ett kvitto tolkas det i bakgrunden: leverantör, datum, totalbelopp, moms och vilken typ av köp det är. Efter några sekunder står tolkningen under filnamnet i listan. Kvittotypen väljer bokföringsmall (drivmedel, parkering, programvara, telefoni med flera), så när du trycker Bokför är Ny verifikation redan ifylld. En restaurangnota öppnar representationsmallen med beloppet ifyllt.

1. Bankraden hittas — finns ett kortköp på samma belopp i kontoutdraget några dagar runt kvittodatumet visas Matchar bankrad, och Bokför med bankraden öppnar bankradens bokföring med kvittots kontering ifylld. Kvittot fästs som bilaga när du bokför.
2. Redan bokförd bankrad — då blir knappen Fäst på verifikatet: kvittot arkiveras på det befintliga verifikatet utan ny bokning.
3. Egen regel vinner — har du en regel vars mönster träffar leverantörsnamnet används regelns konton i stället för kvittotypens mall.
4. Förslag, inte facit — kontrollera konto och belopp mot kvittot innan du sparar. Osäkra tolkningar markeras med osäker, och saknas ett belopp lämnas raden tom.

Bokför du ett kvitto innan kontoutdraget lästs in kommer samma köp senare in som en bankrad. Då ska den inte bokföras en gång till: i bankradens bokföringsvy finns "Redan bokförd? Koppla till befintligt verifikat" som föreslår verifikat med samma belopp på kontot, nära i datum. Kopplingen markerar bankraden som hanterad mot det befintliga verifikatet — ingen ny bokning, och bankavstämningen fortsätter stämma.

Radera en felaktig fil

Laddade du upp fel fil? Varje uppladdad fil listas i panelen med en raderingslänk. Raderingen tar bort filen och dess ännu obokförda rader — bokförda verifikat påverkas aldrig, de är en del av bokföringen.

Vanliga frågor